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Corporates & Startups: Die Kooperation der Wiener Stadtwerke mit Grape

Corporates & Startups: Die Kooperation der Wiener Stadtwerke mit Grape

Cooperation: „Kreativität lässt sich nicht übertragen, Begeisterung schon“

Felix Häusler bringt Dynamik ins Fotoshooting. Der Gründer des Startups GRAPE wirft sich mit vollem Einsatz ins Bild auf einen der bunten Polsterbausteine im Creative Room der Wiener Stadtwerke. Mit ähnlich viel Schwung und wenig Zurückhaltung platzte er am Rande eines Kongresses auch ins Management-Leben von Rainer Kegel … mit der direkten Frage: „Wie komme ich als Startup bei den Wiener Stadtwerken hinein?“ Wenn man als Group CIO von Österreichs größtem kommunalen Infrastrukturdienstleister bei Business-Veranstaltungen wandelndes Ziel unzähliger Anbieter-Anfragen ist, liegt einem da für gewöhnlich automatisch eine ähnlich direkte Antwort auf der Zunge, nämlich: „Gar nicht.“ Bei Rainer Kegel war es diesmal jedoch anders: „Ich hatte zuvor den Pitch von GRAPE gesehen und dachte mir, vielleicht können die tatsächlich ein paar Probleme für uns lösen.“

Immer wieder wird den Corporates und ihren Managern erklärt, dass sie sich von Startups eine ganze Menge abschauen können und sollten. Die Wiener Stadtwerke haben dazu nun schon eine Weile Gelegenheit. Vor knapp einem Jahr hat man begonnen, den intelligenten Chat Messenger des heimischen Startups GRAPE zum konzernweiten Kommunikations-Tool in Sachen Projektmanagement auszubauen. Die Gefahr, dass der kleine Partner mit den Anforderungen des großen nicht Schritt halten kann, bestand dabei nicht. Ganz im Gegenteil: Durch die unbefangene Herangehensweise an Probleme legten GRAPE-Gründer Felix Häusler und sein Team ein enormes Tempo vor. Das lag aber auch daran, dass es auf der anderen Seite mit CIO Rainer Kegel einen Auftraggeber gab, der dem Partner nicht zu schweren Ballast auflud an Erwartungen und an Bedenken. Lerneffekte gab es auf beiden Seiten.

Konkret hatte der Chat Messenger, der von Felix Häusler vorgestellt worden war, das Interesse des CIO geweckt: Eine Kommunikations- und Collaboration-Lösung, die in alle bestehenden Software- Anwendungen integriert werden kann. Der Clou dabei: Die Nachrichten werden mittels künstlicher Intelligenz analysiert und per Knopfdruck wird daraus eine Aufgabe erstellt.

Kegel: „Das wahre Potenzial, das sich daraus ergibt, hatte ich zunächst noch gar nicht im Auge. Uns ging es um neue effizientere Tools für die Zusammenarbeit und unser erster Use Case war das Projektmanagement und da vor allem die Auftragsverwaltung. Da wurden Fluten von Mails ausgetauscht, in denen irgendwo ganz unten im Text ein To-do oder ein Termin zu einem Projekt steht. Dass die so unter den Tisch fallen können, liegt auf der Hand. Gleichzeitig müssen all diese Nachrichten chronologisch und revisionssicher abgelegt werden und bei Bedarf leicht gefunden und gelesen werden können. Das war unsere Grundsituation.“

Ein fertiger Lösungsvorschlag statt eines Pflichtenheftes und langwieriger ertragsverhandlungen Genau die schilderte Rainer Kegel dem forschen jungen Startup-Gründer im ersten Gespräch. Darauf folgte ein Monat Funkstille. Der CIO hatte mit so ziemlich allem gerechnet: mit Fragen, Anforderungen für ein Pflichtenheft oder auch mit Preis- und Vertragsverhandlungen, wie er es von vielen Umsetzungspartnern gewohnt war. Was dann nach vier Wochen tatsächlich kam, war allerdings eine Überraschung: nämlich ein fertiger Vorschlag, wie die Lösung ausschauen könnte. Wenige Wochen später testete man schon einen Prototyp. Ein halbes Jahr darauf, Anfang 2018, startete man damit den Chat Messenger von GRAPE konzernweit für 10.000 Endgeräte als zentrales Kommunikations-Tool auszurollen. Dass da vom Startup in SCRUMSprints entwickelt wird, versteht sich von selbst. Für Rainer Kegel ist der eigentliche Faktor, der so ein hohes Tempo möglich macht, ein anderer und der wurde für ihn schon beim ersten Meeting mit dem eigenen IT-Team offensichtlich.

Kegel: „Einige unserer Kollegen brachten da eigene sehr konkrete ösungsvorschläge an bekannten Tools wie Outlook und Sharepoint. Was wir damit jedoch nicht bekommen hätten, war etwas wirklich Neues. Also habe ich vorgeschlagen: Wir erzählen dem Startup jetzt einfach nur, welche Probleme wir haben und nicht schon, wie die Lösung aussehen soll. Und die Lösung von GRAPE war dann besser und umfassender, als sich das jeder von uns vorgestellt hatte. Das war ein wichtiger Lerneffekt, weil man gerade in der Technologie gewohnt ist, schon in bekannten Umsetzungsbahnen vorauszudenken. Damit schließt man jedoch eine Reihe von ganz anderen neuen Ansätzen aus. Genau da liegt die Stärke der Startups, nämlich sich einem Problem ohne Scheuklappen ergebnisoffen anzunähern.“

Häusler: „Für uns ist es wiederum wichtig, einen Auftraggeber in einem großen Unternehmen zu haben, der das versteht und der einer jungen Firma, ihrem Produkt und auch ihrer Vision das nötige Vertrauen schenkt. Wenn man als Startup dieses Vertrauen bekommt, dann geht man so richtig in der Ownership-Rolle auf und kommt dadurch auch sehr schnell zu Ergebnissen.“

Auch den Weg von der Gründung 2013 bis zum heute 20-köpfigen Team, das schon eine Reihe von Großkunden aus unterschiedlichsten Bereichen betreut und Investoren wie Betaworks anlockte, die zum Beispiel auch Twitter finanzieren, bewältigte GRAPE im Eiltempo. Am Anfang stand die Vision der Gründer: Messaging ist einer der am schnellsten wachsenden Märkte, der auch im B2B und gerade in großen Unternehmen richtig boomen wird, weil hier viel zu viel Zeit für das Suchen und Zusammenführen von Informationen aufgewendet wird. Das sagte den GRAPE-Gründern nicht nur ihr Bauchgefühl, sondern auch alle Studien von Gartner bis McKinsey. Klar war aber auch, dass es im Unterschied zur privaten Messaging-Nutzung im Business nicht darum geht, dass die User etwas liken, sondern dass sie im Tagesgeschäft besser und schneller miteinander arbeiten. Und zwar mit Produkten, die das sehr rasch und einfach ermöglichen. Um solch ein Produkt zu entwickeln, stellten sich für Felix Häusler und seine Kollegen zwei Kernfragen:

Häusler: „Wie kommen aus meiner Kommunikation die To-dos in einen Kalender oder in ein Projektmanagement-Tool? Antwort: Durch automatische Analyse mit erweiterter Intelligenz. Und wie kann ich, während ich kommuniziere, auf diese Systeme zugreifen, also eine schnelle Suche in Sharepoint absetzen und in meinen Chat holen? Antwort: Es muss bidirektional laufen.“

Den technologischen USP, der das ermöglichte und die GRAPE-Lösung von den herkömmlichen Messaging-Lösungen unterscheidet, entwickelte das Startup in Zusammenarbeit mit der ÖFAI, der Österreichischen Gesellschaft für Künstliche Intelligenz: ein NLP-System – die Abkürzung steht hier für Natural Language Processing. Damit werden Chats analysiert und mit Schlagwörtern, Kontaktdaten und To-dos versehen. So wird etwa aus der Bitte um Rückruf auf Knopfdruck eine Aufgabe erstellt, die dann im Projektmanagement-Tool aufscheint. Zeitangaben generieren einen Eintrag im Kalender, Prioritäten werden herausgefiltert. Alle Entscheidungen, Todos oder Fragen in einem Projekt können wie in einem Besprechungsprotokoll über die Schlagworte automatisch mit einem Klick aufgelistet werden. Keine Aufgabe verschwindet vom Radar. Und vor allem schafft der Chat-Messenger noch etwas ganz Wesentliches: die Integration in alle gängigen Anwendungen. Mit GRAPE Search können Inhalte aus Firmen-Datenbanken oder -Applikationen wie SAP, Sharepoint oder Outlook ebenso wie aus externen Quellen wie Wikipedia gesucht und in den Chat eingebunden werden. Die entsprechenden Berechtigungen werden dazu vom führenden System übernommen. Gerade für Großkunden ist diese Integration ein entscheidender Faktor.

Kegel: „Die Daten werden ja nicht auf einer grünen Wiese generiert, ausgetauscht und verarbeitet, sondern in der bestehenden Architektur, in Systemen und über Schnittstellen. Die üblichen Messenger-Lösungen bieten lediglich eine Chat-Funktion. Wie integriere ich aber so ein Tool in die Anwendungen meines Unternehmens oder auch in eine konzernweite Suchmaschine? Die Lösung, die wir brauchten, musste also mehr sein als nur ein Messenger, nämlich eine, bei der viel mehr Intelligenz im Chat steckt, und die genau diese Integration ermöglicht. Und GRAPE konnte uns solche eine Lösung liefern.“

Häusler: „Unser Ansatz ist, dass wir die Software-Struktur des Unternehmens umarmen. Wenn die Mitarbeiter quasi nur ein anderes WhatsApp bekommen, wo ist dann der Nutzen? Das bedeutet aber auch, dass wir einen Ansatz gehen, der nicht unbedingt typisch für Startups ist. Viele bauen eine Lösung und sind davon überzeugt, dass sie genau damit ein Problem des Kunden lösen. Für uns dagegen ist es extrem wichtig, die Probleme unserer Kunden, die schon aufgrund ihrer Größe oft anders ticken als wir, zu verstehen. Erst dann können wir ihnen die richtige Lösung für ihre Probleme liefern.“

Zu verstehen gibt es bei einem Kunden wie den Wiener Stadtwerken eine Menge. Mit rund 16.000 Mitarbeitern zählen sie zu den 25 größten Unternehmen Österreichs und sind dafür verantwortlich, dass in der Millionenstadt Wien U-Bahn, Busse und Straßenbahnen fahren und dass die Energieversorgung funktioniert. Gerade für ein Startup ist es da besonders wichtig und herausfordernd, sich als stabiler Partner zu erweisen.

Häusler: „Wenn man in Wien auf den Lichtschalter drückt, muss es hell werden, ohne Wenn und Aber. Klarerweise ist man als Startup mit Bedenken konfrontiert, ob man die erforderliche Stabilität und Zuverlässigkeit mit den nötigen Ressourcen für Service, Wartung und Störfälle abdecken kann. Letztlich muss man sich dieses Vertrauen erarbeiten, dazu muss man jedoch zunächst einmal die Chance bekommen.“

Rainer Kegel gab dem Startup diese Chance … mit einem Prototyp für eine 50-köpfige Testgruppe aus IT-Verantwortlichen der Konzerntöchter. Durch den direkten Kontakt, den die User von Anfang an zu GRAPE hatten, konnte das Startup zeigen, dass es Fehler extrem schnell behob. Genauso konnten die Tester aber auch Ideen einwerfen und bekamen so das Gefühl, in die Entwicklung miteingebunden zu sein. Und sie erlebten, wie GRAPE auch diese Ideen viel schneller umsetzte, als man das von traditionellen in 3-Monatszyklen arbeitenden Dienstleistern gewohnt war. Damit wurde nicht nur das Vertrauen geschaffen, sondern auch Lust auf mehr gemacht. Genau diesen Effekt hatte sich der CIO von dem Pilotprojekt erhofft.

Kegel: „Man kann Technologie nicht immer theoretisch argumentieren, sondern muss den Apple-Effekt nutzen, die Kollegen fragen: Kennt ihr schon das neue GRAPE-Tool fürs Projektmanagement? Nein? Dann zeig ich es euch kurz. Eine Woche später kommen die wieder und sagen: Das will ich auch haben, und ich hätte dazu für meinen Bereich noch eine Idee. Ich habe das Projekt in jedem Gremium eingestreut. Ab einem gewissen Verbreitungsgrad begann es ein Selbstläufer zu werden. Täglich kamen Anwender aus den verschiedensten Bereichen dazu.“

Kurze prägnante Kommunikation und Lerneffekte auf beiden Seiten Schon bald war der Nutzen des Chat-Messengers, der heute auf allen Rechnern läuft, klar zu sehen. Statt mit ausführlichen Mails im Monatsrhythmus, in die alle möglichen Punkte reingepackt wurden, läuft die Kommunikation über den Chat-Messenger kurz und prägnant. Die User tauschen kleine Info-Portionen aus, und zwar dann, wenn sie gerade gebraucht werden. Und einen erfreulichen Nebeneffekt gibt es noch obendrauf: Die Mitarbeiter haben keinen Grund mehr, so wie in vielen anderen Unternehmen inoffizielle Kommunikations-Tools wie Messenger oder WhatsApp zu verwenden. Dass dies gerade für Großkunden auch ein wichtiges Argument ist, war den GRAPE-Gründern bis dahin gar nicht bewusst.

Und das war nicht der einzige Lerneffekt beim Zusammenspiel Groß und Klein. Ganz von selbst setzt sich ein Projekt auch da nicht um. So kann zum Beispiel der große Pragmatismus, der ein Startup bei der Lösungsfindung auszeichnet, bei bestimmten Themen auch zum Bumerang werden. Security ist so ein Thema.

Kegel: „Große Unternehmen laufen Gefahr alles selbst neu erfinden zu wollen. Das tut ein Startup nicht. Die nehmen, ähnlich wie bei einem Lego-Baukasten, alle möglichen Teile, die schon da sind und fügen sie zu etwas Neuem zusammen. Das bringt bei der Innovation, der Integration und der Geschwindigkeit extrem positive Effekte. Manchmal schleichen sich jedoch auch Legosteine wie ein Cloud Service hosted in den USA ein, das gerade im öffentlichen Bereich da auf keinen Fall reingehört. Bei einem großen Systemintegrator hätten wir gesagt: Das kann nicht sein. Bei der Zusammenarbeit mit einem Startup muss der Ansatz ein anderer sein: Es wäre kontraproduktiv, ihm aufzuladen, sämtliche Security-Anforderungen auf dem Radar zu haben. Solche Dinge muss man selber checken und dann hart, aber herzlich einfordern.“

Häusler: „Eine Zeit lang sind drei Viertel unserer Ressourcen in diese Security- Themen geflossen, weil das für uns in dieser Form neu war …, aber auch sehr wichtig. In der Abstimmung mit unseren großen Kunden lernen wir, wie unser Produkt stabil wird und wir lassen das auch immer gleich in unsere Weiterentwicklung und Roadmap einfließen.“
Dass man dadurch zum Referenzkunden wird, bei dem das eine oder andere zum ersten Mal erprobt wird, stört Rainer Kegel nicht. Die Konditionierung der großen Unternehmen, sich gegen jeden denkbaren Fall vertraglich abzusichern, funktioniert aus seiner Sicht bei der Zusammenarbeit mit Startups nicht. Weil man damit die Innovationskraft und das, was Startups und ihren Mehrwert ausmacht, zerstören würde.

Kegel: „Dafür stürzen sich Startups sofort auf das Problem und auf einen Prototypen und nicht erst zunächst auf Vertrags und Preisverhandlungen. Wenn man Innovationen schaffen möchte, besteht immer ein Risiko, das etwas nicht klappt. Auch in der Wissenschaft gibt es fehlgeschlagene Experimente, die aber gleichzeitig auch neue Erkenntnisse bringen. Und wenn von zehn Piloten zwei nicht den erhofften Erfolg bringen, ist das verkraftbar. Das finanzielle Risiko, das man mit einem Pilotprojekt eingeht, ist ja in der Regel überschaubar, in unserem Fall lag das beispielsweise bei maximal 50.000 Euro. Und wir haben nur für das bezahlt, was wir konkret bekommen haben, nämlich einen Prototyp und eine Menge dazu entwickelter Features. Mittlerweile arbeiten wir auch mit anderen Startups zusammen, aber ich habe nie überzogene Preisvorstellungen erlebt.“

Den Corporates und ihren Managern wird oft erzählt, dass sie sich einiges von Startups abschauen könnten, vor allem, wenn es um Innovationskraft und Geschwindigkeit im Digital Business geht. Aus der Erfahrung einer mittlerweile fast einjährigen Zusammenarbeit: Was kann man sich tatsächlich abschauen und was nicht?

Kegel: „Mir gefällt, dass Startups keine Angst haben, Probleme zu benennen und sie einfach anzupacken, ohne alle Hindernisse von A bis Z durchzudenken. Das macht die Teilaufgaben weniger komplex und sorgt für eine schnellere Umsetzung. Und wenn wirklich ein neues Problem auftaucht, das sie selbst vielleicht nicht abdecken können, holen sie ohne falsches Konkurrenzdenken einfach ein anderes Startup an Bord, das dieses Spezialwissen mitbringt.“

Häusler: „Viele Manager in Corporates betrachten ein Startup als etwas ganz Exotisches. Was sie dabei anscheinend manchmal vergessen, ist, dass Startups auch nur Unternehmen sind, und nicht alle haben nur den einen Wunsch, ins Silicon Valley zu übersiedeln. Wir selbst hatten auch rasch solche Angebote, aber aus heutiger Sicht war es goldrichtig in Wien und innerhalb der EU und nahe an unseren Kunden zu bleiben. Unser Ziel ist es, ein europäischer Collaboration- Suite-Anbieter „made in Austria“ zu werden und 2018 eine Zahl von 100 Mitarbeitern zu erreichen. Dazu gehört es, klare Arbeitsabläufe zu definieren, vom Erstkundengespräch bis zur Installation. Dazu gehört aber auch, dass wir nicht mehr alle möglichen Workshops gratis bieten können, wenn daraus gute Projekte werden sollen. Dabei können wir uns selbst natürlich auch einiges von unseren Kunden abschauen. Was wir in der Praxis allerdings schon beobachten, ist, dass Großunternehmen oft von ihren eigenen Strukturen und Rahmenbedingungen und damit auch stark von Vorsicht geprägt sind und gebremst werden. Wenn bei uns zum Beispiel das Marketing eine gute Idee umsetzen will, braucht es dazu keine großartige Freigabe der Geschäftsführung.“

Kegel: „Was man aus der Zusammenarbeit mit einem Startup mitnehmen kann, ist auf jeden Fall die Motivation, mit viel mehr Begeisterung und offen an neue Ideen heranzugehen und sie nicht sofort mit einer Diskussion über Hindernisse abzuwürgen. Dass eine gewachsene Organisation durch die Zusammenarbeit mit einem Startup aber plötzlich agiler und kreativer wird, bezweifle ich jedoch. Kreativität kann man nicht von außen importieren … und muss man auch nicht. Innovation kann und muss an vielen verschiedenen Ecken in einem Unternehmen entstehen. Und ein traditionelles KMU kann genauso kreativ sein wie ein Digital Player. Unternehmen sind da wie Menschen: Es gibt 60-Jährige, die hochkreativ sind, und junge Menschen, die nicht einmal ihren eigenen Teller überblicken, geschweige denn über den Tellerrand hinausschauen.“

Text:
Michael Dvorak und Michaela Ortis


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