TL;DR: Eine gute Lösung braucht ein engagiertes Kernteam um sich durchzusetzen.
Ein engagiertes Kernteam aufbauen
Am besten funktioniert der Einstieg wenn man sich an folgende Regeln hält:
- Wichtig: Es braucht ein Kernteam von NutzerInnen, das für alle Beteiligten 90% der täglichen Konversationen abdeckt (= innere Geschlossenheit).
- Einer Gruppe von “Early Adopters” (z.B. eine Abteilung, eine befreundete Gruppe im Konzern, etc.) sollte ein “Innovator” zur Seite gestellt werden, der sicherstellt, dass das Produkt für diese gut funktioniert und regelmäßig eingesetzt wird.
- Diese verpflichten sich, speziell während der Einführungszeit primär GRAPE für die virtuelle Konversation einzusetzen.
- Die erste Inbetriebnahme findet gemeinsam bei einem Meeting statt.
- Es wird sichergestellt, dass alle TeilnehmerInnen aus dem Kernteam GRAPE mobil und auf dem Desktop einsetzen können.
Die Power eines Kernteams
Der Schlüssel liegt im Kernteam.
- Im Durchschnitt sind 2.5% des Betriebes die Innovatoren, welche neue Lösungen im Betrieb forcieren.
- 13.5% sind die “Early Adopters”, die Veränderung unterstützen und gerne neue Lösungen ausprobieren.
Mit den folgenden Impulsen kann früh sichergestellt werden, dass das Produkt gut angenommen wird.
Bildung eines Begleitteams
- Definition eines begleitenden Teams, am besten mit VertrerInnen aus: Verantwortlicher Führungskraft, HR (zur Einbettung des Onboardings in die allgemeine Kulturarbeit des Unternehmens, zur Sicherstellung der Unterstützung des C-Levels und gegebenen Falls zur Akkordierung mit der Personalvertretung), IT (zur Garantie der technischen Umsetzung und des User-Supports), sowie - wenn vorhanden - von allgemeinen Prozess(optimierungs)- Verantwortlichen.
- Regelmäßige Jour Fixe dieses begleitenden Teams, um die Fortschritte des Onboardings zu analysieren und zu optimieren. Insbesondere zur Errichtung eines internen Cookbooks (Ermöglichen des Erstellens von Rezepten = Beispiele & Cases wie/ wo GRAPE im Unternehmen eingesetzt wird)
Engagement aufbauen
Um NeueinsteigerInnen die Lösung schmackhaft zu machen, hilft es sehr, auf folgende Empfindungen hinzu zu arbeiten:
“Ich habe das Gefühl, dass ich meine KollegInnen gut auf GRAPE erreichen kann” (= und diese angemessen schnell antworten).
Ich finde Inhalte auf GRAPE, die ich auf anderem Weg früher nicht / nur sehr schwer bekommen konnte” (= Inhalte schaffen, Links teilen, tägliche Standups im Chat machen, etc.)
“Meine KollegInnen interessieren sich für meine Beiträge” (= Bestätigung von MitarbeiterInnen, diese im Privatchat und offiziell in Projekträumen begrüßen)
“Ich tu mir leicht im Einsatz mit den Geräten” (= Gerade bei weniger Technik-affinen MitarbeiterInnen persönlich sicherstellen, dass diese die Basisfunktionen auf dem Computer und Mobilgerät verstanden haben)
Aufgabe des begleitenden Teams am Ende des Schritt 1
- Das begleitende Team bereitet mit besonders motivierten TeilnehmerInnen des Kernteams den Schritt 2 vor. Wenn UserInnen selbst ihre Motivation einer nächsten UserInnenGruppe zeigen, dann ist der Adaptionserfolg am größten.
- Selektion des nächsten Bereichs, der das Onboarding bekommt.
- Zumeist stellt das begleitenden Team auch die Relation zu den nächsten involvierten Führungskräften her, um diese vor Beginn des Schritts 2 einzuweisen.
