TL;DR: Einsatz von GRAPE ausweiten, bereichsweise Erweiterung - Kritische Erfolgsfaktoren

Ablaufplan

Stakeholderbegleitung, insb IT, HR, Prozessmgmt

Projektweise auf GRAPE umsteigen

Bestimmte Projekte oder Initiativen können mit allen Inhalten ins Projekt übernommen werden:

• Haupt-Koordination wird in einen Raum verlagert (z.B. “Innovationsprojekt 2019”, “Social Media Kampagne im Mai”, etc.) und alle Mitarbeiter eingeladen.
• Service-Integrationen werden mit dem Projektraum verbunden (Dateisuche, ProjektManagement Tool, Kalender, etc.)
• Regelmäßige Updates (am besten täglich) werden von allen Teilnehmern in kurzen Nachrichten im Projektraum am Vormittag geteilt.
• Links und offizielle Neuigkeiten sollten auch in diesen Räumen vorgefunden werden.

Routine schafft Engagement

• Regelmäßig wiederkehrende Ereignisse im Chat (Team Standup, Jour Fixe, etc.)
• Automatisierte Nachrichten (Mittagsmenüs, Wetterbericht, Social Media Nutzerzahl) einsenden.
• “Too short for Email”-Regel: Wenn es in weniger als 8 Sätzen gesagt ist, dann ist der Messenger das bessere Medium.
• Informationssammelstellen pflegen: Linksammlungen, Konkurrenzberichte, Raum für Ideen, Witzesammlung, lustige Katzenbilder, etc.)
• “Jedem Projekt ein Raum”: Je besser die Firmenprojekte virtuell abgebildet werden, desto leichter finden sich Neuankömmlinge im Service wieder.

Abteilungsweit auf GRAPE umsteigen

Abteilungen mit unter 50 Mitarbeitern können mit genug “Innovators” und “Early Adopters” ganzheitlich auf GRAPE wechseln. Dies funktioniert z.B. gut bei technischen Abteilungen und Social Media Teams:

1. Übergangsphase festlegen (in der sich alle auf Desktop- und Mobilgeräten angemeldet haben sollten).
2. Wichtigste Software (Datenbanken, Service Aktivitäten, etc.) in den Chat eingliedern.
3. Routine schaffen (Siehe nächster Punkt).
4. Adaption beobachten und Feedback einholen.

Vorschläge für mögliche Räume und Anwendungen

• Jour Fixe / Team Standup
• Wie werden technische Probleme berichtet? (Ticketing)
• Wie verabredet man sich mit den Kollegen zum Essen?
• Wie werden Ideen und Berichte gesammelt?
• Social Media Monitoring?
• Wie werden Neuerungen im Betrieb kommuniziert?
• Gibt es eine “Wall of Success”?
• Wie können System-Verbesserungen vorgeschlagen werden?
• Wie wird die Zufriedenheit der Teams abgefragt?

Detailablauf

Optimale Durchlaufzeit: 2 Monate

Monat 1

Kickoff durch einen Grapeday für den zu onboardenden Bereich. Vorstellung des Kochbuchs mit den ersten Rezepten des Kernteams aus Schritt 1 und den externen Rezepten der GRAPE Experten.

Ablauf eines Grapedays (Dauer max 3 Stunden)

• Begrüßung durch verantwortliche Führungskraft oder C-Level: Klarstellung, dass die Verwendung gewollt ist
• Motivationsimpuls mit einer Person aus dem Kernteam (Schritt 1): „Wie haben wir das Onboarden erlebt und was sind unsere Vorteile“. Angebot des Kernteams zum Mentoring des neuen Bereichs
• Spielerische Einführung in die Verwendung an mehreren Arbeitsplätzen und auf DienstSmartphones der TeilnehmerInnen aus dem neuen Bereich
• GRAPE Experten geben einen Ausblick auf die Experten-Rezepte
• Get together mit kleinem Buffet
• Prozessworkshop
• Erste C-Level-Interaktion

Monat 2

• Besuch der Kernteamvertreter am Arbeitsplatz des Bereichs. Offene Diskussion über erste Erfahrungen und Hilfe bei offenen Fragen
• Weitere C-Level-Interaktion
• Unterstützung durch das begleitende Team bei der Erstellung von Rezepten dieses Bereichs
• Feedback-Raum in GRAPE für Erkenntnisse und Wünsche des Bereichs bezüglich GRAPE, Präsentation der Rezepte, die dieser Bereich generiert hat

Verwendete Werkzeuge

Grape Day

Konzipiert als eine interne 3h Veranstaltung für alle neuen NutzerInnen, bei der:

• das Kernteam über seine Erfahrungen mit GRAPE spricht,
• „Rezepte“ vorgeführt werden
• Impulsreferate über die Digitalisierung gehalten werden und
• die Nutzer Einschulung in spielerischer Form erhalten.

(Referenzbeispiel: BFI Wien „Digi-Days“)

Prozessworkshop

Mit einer kleineren Fachgruppe, die ein neues Rezept entwickelt oder ein bestehendes Rezept auf die unmittelbare Gegebenheit des Unternehmens anwendet und so einen Prozess optimiert.

Das Team soll am gleichen Tag dieses „neue Rezept“ aufnehmen und in das Kochbuch einspielen.

Kochbuch & Rezepte

Kochbuch: Eine von GRAPE oder im Intranet verfügbare Website, die die einzelnen Rezepte zeigt. Also Beispiele der Nutzenbringenden Verwendung von GRAPE, einerseits von den Experten von GRAPE bereitgestellt, von anderen Firmen - sofern freigegeben - und im laufenden Prozess vor allem aus dem eigenen Unternehmen.

Rezept: Ein 30sek-1min Video mit einem Koch/Köchin, also einer Person, die eine GRAPE-Anwendung zeigt, diese vorführt und den Nutzen erklärt. Format: Doppelbildschirm (Person und Screencast).

C-Level Interaktion

Um die Verwendungstreue zu erhöhen sollen in geplanter Weise Informationen der Geschäftsführung nur über diesen Kanal erfolgen. Was zuvor in einem allgemeinen Email erfolgt ist, soll nunmehr über GRAPE gesendet werden. Die Geschäftsführung soll idealerweise einmal am Tag, mindestens aber einmal in der Woche in die Interaktion in den Gruppen aktiv eingreifen oder bei Anfragen innerhalb weniger Stunden reagieren. Für manche Unternehmen müssen hier eigene Vorkehrungen getroffen werden, zB Unterstützung durch Büroassistenz oder PR-Stelle.

Wichtig ist, dass die Authentizität gewahrt bleibt und die MitarbeiterInnen verstehen, dass dieser Kommunikationskanal inhaltlich wertvoll ist. Bei einigen Unternehmen ging es soweit, dass die Verwendung dieses Kanals karrierefördernde Präsenz auf unterer Hierarchieebenen erlaubte. Somit muss auch das mittlere Management informiert, geschult und aktiv involviert sein.

Gemanagter Kommunikationsanlass

Ein solcher Anlass können:

• Abstimmungen,
• Umfragen,
• Wettbewerbe,
• Teile des KVP oder
• Open Innovation Ausschreibungen sein.

So wie wir im ersten Schritt Vorschläge gemacht haben, welche Räume und welche Themen angegangen werden sollen, geht es hier um größere Kommunikationsvorhaben, um eine breitere Masse an MitarbeiterInnen zu involvieren.

Aufgabe des begleitenden Teams für Abschluss von Schritt 2

• Das begleitende Team bereitet mit besonders motivierten TeilnehmerInnen des Kernteams und des neuen Bereichs das Onboarding des gesamten Unternehmens vor
• Wichtig ist ein Meeting mit allen Führungskräften des Unternehmens, um etwaige Widerstände oder Bedenken zu klären oder besondere technische Vorbereitungen zu treffen.
• Achtung: Anläßlich der Einführung von digitalen Werkzeugen wie GRAPE werden allgemeine Kulturfragen des Unternehmens besonders relevant: Vertrauensarbeitszeit, Verwendung privater Smartphones, Remote-Arbeitsregelungen, arbeitsrechtliche Fragen. Diese gilt es zu behandeln, gleichzeitig aber nicht das Onboarding zu verhindern durch einen zu umfassenden Projektumfang. Hier hat HR eine besondere Rolle in der Abgrenzung und Übernahme von offenen Fragestellungen in die Arbeit außerhalb des Onboardingprojekts.

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