E-Mail ist eine bewährte Lösung für die externe Kommunikation. Für den Großteil der internen Kommunikation (von Mitarbeiter zu Mitarbeiter) gibt es jedoch eine weitaus bessere Lösung.
E-Mail-Text vs. Nachrichtentext
E-Mail ist seit 1983 die Virtualisierung der klassischen Briefkorrespondenz. Sie ist die beste Wahl für die offizielle Korrespondenz. Aber wenn es um Ihren täglichen Büroaustausch geht, ist das umfangreiche E-Mail-Medium überholt. Sehen Sie folgendes Beispiel:
Wenn Sie einen Kollegen auf dem Flur treffen, würden Sie ihn formal begrüßen oder gleich zur Sache kommen? Messenger sind eine weitaus bessere virtuelle Darstellung Ihres Büroalltags.
Header und Signaturen werden in der Chat-Kommunikation ausgeschnitten. Begrüßungen sind nicht erforderlich, da die Benutzer fortlaufende Kommunikationskanäle verwenden. Im Durchschnitt können wir fünf Nachrichten einfügen, in denen eine einzelne Mail ausgetauscht wird - ein großer Gewinn für die Effizienz des Büros.
Berechtigungsmanagement und Projektverlauf
E-Mails haben eine statische Empfängerliste und einen Betreff ohne Optionen für spätere Änderungen. Aber was ist, wenn sich eine neue Person dem Projekt anschließt? Sie können den gesamten E-Mail-Verlauf weiterleiten, aber in langen Projekten kann das Abrufen alter Konversationen und Dateien zu einer komplexen Herausforderung werden.
In Grape werden Gespräche in Räumen geführt, die einem Projekt oder einer Abteilung innerhalb des Unternehmens gewidmet sind. Auf diese Weise können alle Verlaufs- und ausgetauschten Dateien mit nur einem Klick einem Benutzer zugänglich gemacht werden - das Gleiche gilt für den Widerruf des Zugriffs.
Spam
Trotz der großen Anstrengungen von Microsoft und denjenigen, die Botnets entfernen wollen, ist Spam immer noch allgegenwärtig und auf dem Vormarsch. Laut Symantec macht Spam derzeit über 50% aller E-Mails in Ihrem Posteingang aus. Da nicht jeder Mitarbeiter mit nach außen gerichteter Kommunikation zu tun hat, sind interne sichere Messaging-Lösungen eine hervorragende Möglichkeit, den Kommunikationsaufwand zu halbieren.
Automatisierte Nachrichten sammeln
Viele Unternehmen verlassen sich auf automatisierte Nachrichten ("Aktivitäten"), um ihre Datenbanken, Server usw. zu überwachen. Dienste senden ihnen Updates automatisch, wenn ein Server ausfällt, ein neuer Benutzer sich anmeldet usw. Diese Aktionen verursachen jedoch eine unnötige Belastung Ihres Posteingangs und können gesammelt werden.
Durch die Verbindung von Diensten und Grape-Gruppen können diese in Echtzeit automatisch Aktualisierungen an Ihre verschiedenen Abteilungen senden. Einige der gebräuchlichsten werden sofort unterstützt. Dank unserer Aktivitäts-API können Sie alle Service-Updates in Grape anzeigen.
