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Vier Instrumente um Mitarbeiterkommunikation zu verbessern

Vier Instrumente um Mitarbeiterkommunikation zu verbessern

Bei der großen Anzahl von verschiedener Software und Apps fällt es Unternehmen oft schwer, die richtige Wahl für den Projektalltag auszuwählen. Online-Tools werden ebenfalls immer beliebter und können sich auf dem Markt behaupten. Mit den richtigen Tools kann die Produktivität im Projekt bzw. im ganzen Unternehmen gesteigert und mehr Übersicht kann gewonnen werden. In diesem Blogpost verraten wir Ihnen unter anderem auch welche Instrumente Mitarbeiterkommunikation verbessern.

Da immer mehr Teammitglieder, die zusammen an einem Projekt mitwirken, räumlich voneinander getrennt sind und unabhängig zusammenarbeiten, werden Online-Tools immer relevanter für Unternehmen. Die folgenden vier Tools eignen sich ausgezeichnet zur Unterstützung von Projekten, damit die Kommunikation und der Ablauf produktiver ablaufen.

Jira Atlassian
Mit Jira kann der gesamte Lebenszyklus von einem Projekt begleitet und dokumentiert werden. Dieses Tool findet im operativen Projektmanagement, hauptsächlich der agilen Softwareentwicklung, Verwendung. Es überzeugt als Generalist in diesem Gebiet, da es in jeder Phase entlang der Wertschöpfungskette integriert werden kann.

Von der Konzeption bis hin zum Fehlermanagement und Support überzeugt Jira phasenübergreifend. Diese Konsistenz ermöglicht, dass Anforderungen, Aufgaben, Fehler etc. im selben System verwaltet werden. Dadurch können sie gemeinsam durchsucht und ausgewertet werden. Seit kurzem gibt es nun auch die Jira App, die das Arbeiten am Projekt ortsunabhängig und mobil ermöglicht.

Wikis
In einem Wiki kann man perfekt Informationen erfassen, bearbeiten und mit anderen teilen. Diese eignen sich ideal für Unternehmen, wo man relevante Informationen dokumentieren kann. Für neue Mitarbeiter kann ein Wiki besonders hilfreich sein, da man so schnell einen guten Überblick über die verschiedensten Themengebiete erlangen kann. Anwendungsgebiete könnten eine Sammlung von Wettbewerber-Informationen, Produktinformationen, Anwender-Handbücher oder Unternehmensprozesse sein. Das Wiki und dessen Einsatzbereich hängt jedoch vom Anwender ab und kann flexibel gestaltet werden. Es gibt eine Vielfalt von Wiki-Anbietern (z.B. Confluence von Atlassian und Microsoft Sharepoint), die den verschiedensten gewünschten funktionalen Anforderungen entsprechen.

Grape
Messenger sind die bevorzugte Form der modernen Kommunikation. Sie sind mitunter essenzielle Anwendungen in einer soliden Digitalisierungsstrategie geworden. Der Projekt-Messenger Grape ermöglicht eine schnellere und übersichtlichere Kommunikation als es über E-Mail möglich ist. Abstimmungen per E-Mail sind zeitintensiv, und mit den langen Listen von CC-Empfängern mit noch längeren Nachrichten im Anhang, zudem noch sehr ineffizient. Für verschiedene Projekte oder Anlässe können eigene Kanäle und Gruppen erstellt werden, wo alle Informationen in einem Chat gebündelt werden.

Einige Vorteile des sicheren Instant Messengers für Unternehmen und Behörden:

  • Durch die informelle Natur eines Chats wird viel Zeit gespart, da man z.B. auf die Betreffzeile und Grußformel verzichtet.
  • Nahtlose Integration aller Firmen-Software, wie z.B. MS Sharepoint, Google Drive Documents, Jira Atlassian, Dropbox, SAP und noch viele mehr.
  • Damit wird an einem zentralen Ort ein Überblick über alle laufenden Projekte verschafft.
  • Ein weiterer Vorteil von Grape als Firmen-Messenger ist sowohl die Daten- als auch Netzwerksicherheit, die durch strenge Prozesse sichergestellt wird.

Dokumenten Management
Textverarbeitung, Tabellenkalkulationen und Präsentationsprogramme sind nicht mehr wegzudenken aus dem Projektalltag. Mit Hilfe von verschiedenen Dienstleistungsanbietern, wie Google Documents or Microsoft Sharepoint, ist es möglich all diese Dokumente auf einer Cloud zu speichern, die einen einfachen Zugang für sämtliche Beteiligten ermöglicht. Somit sind alle Projektteammitglieder auf dem gleichen Stand und haben Zugriff auf die neueste Version. Diese Dokument Management Tools unterstützen auch die Qualität der Arbeit, da man direkt Kommentare und Vorschläge hinzufügen kann, wo alle Beteiligten darauf reagieren können. Dadurch wird der Prozess transparenter und der Wissensstand der Teammitglieder über das Projekt wird dadurch ausgeglichen.


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