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Fünf Schritte, damit die Kommunikation in virtuellen Teams funktioniert

Fünf Schritte, damit die Kommunikation in virtuellen Teams funktioniert

Teammitglieder sind durch verschiedene Firmen- und Produktionsstandorten und flexiblen Arbeitsplätzen oft örtlich voneinander getrennt. Die Anzahl an virtuellen Teams steigt kontinuierlich und ist seit langem keine Seltenheit mehr. Darum muss sichergestellt werden, dass die Kommunikation in Teams vorhanden ist, und gut funktioniert, auch wenn die Teammitglieder nicht in unmittelbarer Nähe voneinander sind.

Ein großer Vorteil von virtuellen Teams ist das Ersparnis teurer Reise- und Personalkosten, da die Mitarbeiter nun mit Hilfe der heutigen Technik ortsunabhänging miteinander an Projekten arbeiten können. Außerdem kann das Know-How innerhalb des Teams verbessert werden, da nun nicht nur die Teammitglieder innerhalb der Niederlassung um Rat gefragt werden, sondern Experten des ganzen Unternehmens einander helfen können und Wissen übermittelt werden kann.

Damit einhergehend ist jedoch ein erhöhter Zeitaufwand, da der Informationsweg sich verlängert. Außerdem fällt die Beziehungsebene weg, da nonverbalen Informationen nicht übermittelt werden können bei virtuellen Teams. Darunter leidet oft nicht nur das Arbeitsklima, sondern auch die Produktivität und Qualität des Projektes.

Mit den folgenden 5 Schritten kann die Kommunikation in virtuellen Teams unterstützt werden, um das volle Potential des Projektes und der Teammitglieder ausschöpfen zu können.

1. Je mehr, desto besser

Da bei virtuellen Teams der persönliche Kontakt fehlt, kann es oft zu Missverständnissen führen. Darum sollten die virtuellen Teammitglieder lieber zu viel als zu wenig miteinander kommunizieren, damit jede/jeder die Inhalte und Nachrichten richtig verstanden hat. Dies sollte nicht nur zu Projektbeginn deutlich kommuniziert werden, sondern immer wieder angesprochen werden, damit die Beteiligten keine Hemmungen haben nachzufragen, falls Unklarheiten aufkommen sollten. Instant Messaging-Tools, wie Grape eignen sich daher hervorragend um den Austausch zwischen den Teammitgliedern zu stärken, da dies im Vergleich zum Verfassen einer E-Mail viel schneller und persönlicher ist.

2. Zeit zu kommunizieren

Lokale Teams haben den großen Vorteil, dass die Teammitglieder einander einfach erreichen und Besprechungen abhalten können. Aufgrund der örtlichen Distanz und den möglicherweise verschiedenen Zeitzonen ist dies wesentlich schwieriger für virtuelle Teams. Deswegen können Kommunikationszeiten, die zu Beginn des Projekts klar definiert werden dabei helfen, dass sich die Teammitglieder austauschen können. Diese Kommunikationszeiten können flexibel je nach Bedarf des Projekts festgelegt werden, wie z.B. täglich, wöchentlich oder monatlich. Ein weiterer Vorteil dieser Methode ist, dass sich die Beteiligten auf die Meetings entsprechend vorbereiten und einstellen können.

3. Abwechslung macht Freude

In virtuellen Teams tauscht man sich oft nur per E-Mails miteinander aus, die meist das gleiche Layout oder Format haben. So verliert man oft den Überblick und kann sich manchmal danach nicht mehr genau daran erinnern, was die Nachricht beinhaltet hat. Mit Hilfe von vielfältigen Kommunikationstools können nicht nur komplexe Zusammenhänge verständlicher wiedergeben, sondern auch die Kommunikation und das Verständnis über ein Themengebiet im ganzen Team verbessern.

Beispiele für erwähnte Kommunikationstools können Diagramme und Abbildungen sein, die leicht in Microsoft Sharepoint oder Google Documents erstellt werden können. Durch das Verwenden dieser visuellen Mittel, die übrigens nahtlos in den Grape-Chat integriert werden können, wird das Projekt und die Mitarbeit für die Teammitglieder interessanter und die Motivation kann gesteigert werden!

4. Spaß muss sein

Besonders wichtig für ein gut funktionierendes Team ist, dass genügend Zeit für informelle Kommunikation eingeräumt wird. Passiert dies nicht, besteht die Gefahr, dass die Beziehung zwischen den Teammitgliedern verkümmert, was sich negativ auf das Vertrauen untereinander und die Motivation auswirkt. Da virtuelle Teams sich selten z.B. vor einem Meeting bei der Kaffeemaschine treffen, um sich über nicht-projektspezifisches auszutauschen, eignen sich sogenannte “Virtual Water Coolers”, eigene Chatrooms, besonders gut für diesen Zweck.

Bei virtuellen Meetings können die ersten 10 Minuten in diesen Chatrooms verbracht werden, um sich miteinander zu unterhalten, bevor es zum Agenda des Meetings übergeht. Studien haben ergeben, dass virtuelle Teams, deren Anteil der nicht-aufgabenbezogenen Austausch höher ist, erfolgreicher sind, als jene, welche einen geringeren Anteil an informeller Kommunikation haben. Dies ist auf höhere Zufriedenheit und einhergehender gestärkter Teamidentität zurückzuführen.

5. Namen Gesichter geben

Gemeinsame Veranstaltungen, wo das ganze virtuelle Team sich gegenseitig persönlich trifft, ist sehr wichtig für sowohl die Pflege und Förderung des Teamgeistes, als auch des Vertrauens. Solche Veranstaltungen sollten für virtuelle Teams öfter organisiert werden als für traditionelle Projektteams, da die reduzierten Kontaktmöglichkeiten ausgeglichen werden müssen.

Gegenseitige Besuche in den jeweiligen Niederlassungen sind auch von großer Bedeutung, da man einen besseren Eindruck von denArbeitsbedingungen der Teamkollegen bekommt. Dadurch können gegebenenfalls bei Prozessstörungen und kulturellen Unterschieden Verständnis entgegengebracht werden, da man die Arbeitsbedinungen des anderen kennt. Ein weiterer Vorteil von persönlichen Treffen ist außerdem, dass die Person hinter dem Namen auf dem Bildschirm besser eingeschätzt und kennengelernt werden kann, was Missverständnisse beim Schreibverkehr vorbeugt.

weiterführende Links:

• How Virtual Teams Can Create Human Connections Despite Distance (hbr.org)


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