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Der ultimative OKR-Guide (Objectives und Key Results) [+ Planungssoftware und Video]

Der ultimative OKR-Guide (Objectives und Key Results) [+ Planungssoftware und Video]

von Grape
8th March, 2020

Objectives und Key Results sind eine enorm effektive Methode, um seinem Team die größtmögliche Entscheidungsfähigkeit zu geben, ohne die Übersicht oder Koordination zu verlieren. Das Grundprinzip von Andy Grove funktioniert wie folgt:

Ambitionierte Ziele (Objectives) treffen auf klar Messbaren Erfolg (Key Results).
- OKRs

Objectives 

Objectives sind nicht in Zahlen messbare, nach den Sternen greifende Grundvorgaben, die man in einem Quartal erreichen will. „Ultraschnelle Webseite“ gibt es zum Beispiel in diesem Quartal bei Grape.io im für Neukunden zuständigen „Growth“-Team. Jedes Team hat zwischen 3 und 5 solchen Objectives und kann sich selbst um die Umsetzung kümmern. 

Ein Objective enthält keine Daten (á la: „50 Neukunden“) sondern ist eine Überschrift für die Metriken, die man sich erwartet – eine Art Schlachtruf der ein ganzes Quartal nachhallt. Mögliche Objectives:

  • Fehlerfreies Kernprodukt 
  • Effiziente Supporthotline, die Kunden lieben
  • Starker Markenauftritt mit Wiedererkennungswert
  • Beliebtheit bei der Presse in Holland


Key Results

Doch was bedeutet für uns „Ultraschnelle Webseite“? Viel zu oft sind Ziele nicht klar definiert und können somit später schwer umgesetzt werden. Aufgabenlisten, die die Umsetzung beschreiben, sind zu feinkörnig und sollten (Stichwort: Micromanagement) gar nicht erst bei den Entscheidungsträgern landen. Ergo braucht man objektive Zahlen, die den Fortschritt eines Projekts beschreiben. Genau hier kommen die Key Results ins Spiel.

Jedes Objective erhält zwischen 3 und 5 Key Results, die den Fertigstellungsgrad des Objectives in Zahlen fassen. Für „Ultraschnelle Webseite“ kann man zum Beispiel einen Schnelligkeitstest, wie Google Pagespeed Insights verwenden. 

Am Anfang des Quartals saß unser Team beisammen und wir besprachen, welches Ergebnis beim Geschwindigkeits-Test ein „Großartiger Erfolg“ für uns wäre. Genau hier wird ein wichtiges Prinzip von Key Results greifend. Ein Objective mit 70%igem Erfüllungsgrad ist bereits ein großartiger Erfolg. 

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Hintergrund: Warum 70%

OKRs setzt man, damit ein Team in Ruhe für drei Monate konzentriert am Firmenfortschritt arbeiten kann. Um nicht nach einem Monat überraschend mit allem fertig zu sein, sollte man Ziele definieren die definitiv über dem Erreichbaren liegen.

Gemeinsam Ziele setzen

  1. Vorbereiten
  2. OKRs besprechen
  3. Dokumentieren
  4. Automatisieren


1.) Vorbereiten

Bei Grape planen wir unsere OKRs mit Airtable. Dieses Tool erlaubt das Erstellen von intelligenten Tabellen. Weiters kann man einiges aus den Tabellen sehr einfach automatisieren, was besonders wichtig bei teambasierten arbeiten ist, weil man den einen oder anderen Reminder aufsetzen möchte. 

Einfach hier klicken und unser Airtable downloaden. (Sie müssen einen Airtable-Account anlegen und auf "Base kopieren" rechts-oben klicken)


1
Ziele

Auf der ersten Seite sind unsere Ziele aus dem Servietten-Plan aufgeschlüsselt und bestimmten Team-Leads zugeordnet. 

2
Teams

Auf der zweiten Seite beschreiben wir unsere Teams kurz und wer diese anführt.

3
Objectives

Seite drei definiert die Objectives für jedes Team. Das spannende an Airtable ist, dass man mehrere Ansichten für die gleiche Seite anlegen kann. So gibt es eine Übersicht (fürs Management) und dann für jedes Team eine weitere Unterseite.

Wir filtern außerdem immer die Objectives heraus die gerade nicht im Zeitplan liegen. So erscheinen die nächsten Objectives automatisch, sobald deren Zeit gekommen ist.

4
Key Results

Auf der letzten Seite geht es um die Key Results. Diese referenzieren immer auf ein Objective. Dadurch kann man die Grouping-Funktion von Airtable verwenden, um alle Key Results jeweils nach Team und Objective zu gruppieren.

Wir empfehlen, für jedes Team bereits ein paar Vorschlags-OKRs anzulegen, damit schneller gemeinsam an ein Ziel kommt. Zwar sollten OKRs immer mit Management und Team Lead entschieden werden, aber erste Anstöße schaden gerade am Anfang selten.


2.) OKRs besprechen

OKRs sind ein lange laufendes Projektmanagement-Tool – entsprechend können Sie sich mit Ihrem Team auch ein wenig mehr Zeit nehmen, um die richtigen Ziele festzulegen. Zum Beispiel kann man zuerst eine Besprechungsrunde mit den Team-Leads durchführen und diesen dann zwei-drei Werktage für die Teaminterne Besprechung Zeit geben. Danach geht man in die finale Runde und legt die OKRs fürs nächste Quartal fest.

Wichtig ist, dass Ihr Team die Zielstellung gut erklärt bekommt. Versteht ein Teammitglied die 70%-Regel nicht ausreichend, passiert es, dass die Diskussionen bei den Key Results gerne mal aus dem Ruder läuft. „Aber das schaffen wir nicht!“ – ist eine häufige Reaktion – Menschen mögen schließlich keine Ergebnisse abliefern, die unter 100% erreicht haben. 

Eine mögliche Antwort: „Es ist ja auch das Ziel, dass ihr nicht 100% schafft, damit wir die Ziele nicht innerhalb eines Quartals ändern müssen. Ihr sollt so ungestört wie möglich für drei Monate an großen Plänen arbeiten können.“

Hat man sich auf die OKRs verständigt, kann man diese gemeinsam in das Dokument oder OKR-Tool eintragen.


3.) Dokumentieren

Das Team sollte wöchentlich aktuelle Zahlen zu seinen Key Results eintragen. So kann man den allgemeinen Fortschritt berechnen, ohne permanent bei den KollegInnen nachzufragen, wo man gerade steht. 

Am besten wird dies von den Teamleitern und nicht dem gesamten Team übernommen (man zahlt außerdem pro Nutzer in Tools wie Airtable – also sparen Sie kosten). Während manche Key Results manuell eingetragen werden müssen, kann man bestimmte Daten auch aus anderen Tools oder Datenbanken beziehen und – sofern man die Technik dazu hat – automatisch eintragen. 

Dazu gehören unter Anderem:

  • Marketingtools wie Google Analytics
  • Sales-Systeme wie Hubspot oder Salesforce
  • und Projektmanagement-Tools wie Jira


4.) Automatisieren (Fortgeschritten)

Dieses Thema besprechen wir in unserem Automatisierungsartikel für OKRs. Wir empfehlen aber, zuerst den manuellen Teil umzusetzen und nach der erfolgreichen Planung mit der Automatisierung zu starten.

Erfahren Sie, wie man OKR-Management automatisieren kann


Geschafft!

Sie sollten nun, von den Tools bis zum Fachwissen, alles haben, um gute OKRs mit Ihrem Team erfolgreich umzusetzen. Wir wünschen viel Erfolg und freuen uns über Ihre Tweets zum Thema #OKR und Grape :)

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