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OKRs in Grape automatisieren [mit Integromat]

OKRs in Grape automatisieren [mit Integromat]

von Grape
26th March, 2020

Wie Sie schnelle Resultate und klare Dokumentation mit nur wenigen Klicks in Ihrer "No-Code"-Plattform schaffen.

Vielleicht kennen Sie die Grafik schon aus unserem Remote Work Artikel:

Zum "Remote-Work" Artikel

Sie wollen selbstverständlich nicht selbst dauernd bei den KollegInnen nachfragen, ob die Key Results wieder aktualisiert wurden. Deshalb zeigen wir Ihnen in diesem Artikel, wie Sie ohne Coding-Erfahrung die regelmäßige Verwendung Ihrer OKRs verwenden können. 

Automatisierungstools gibt es viele, aber in diesem Fall setzen wir auf das Tool Integromat

Bei OKRs wollen wir vor allem zwei Sachen automatisieren:

  1. Das Erinnern von MitarbeiterInnen, Daten in die OKR-Datenbank einzutragen 
  2. und den aktuellen Zwischenstand an alle Stakeholder kommunizieren.

Der Einfachheit halber konzentrieren wir uns aber diesmal auf die einfachere Anwendung, die Erinnerung (1). Wenn Sie Grape einsetzen, können Sie Nachrichten an Einzelpersonen oder in Gruppenkonversationen senden lassen. Das geht wie folgt:

1
Konversation erstellen

Erstellen Sie eine Konversation für jedes Team in Ihrer Grape Organisation. Dort werden die Erinnerungen und Reports wöchentlich eingesendet.

2
Integrationsseite besuchen

Navigieren Sie vom Grape Chat über das Zahnrad zu "Service-Integrationen"

3
Webhooks auswählen

Klicken Sie in der Liste der Integrationen unten auf "Webhooks" (das sind Schnittstellen, um Nachrichten in einen Raum Ihrer Wahl zu senden) und wählen Sie auf der nächsten Seite "Integration hinzufügen" aus.

4
Webhook einrichten

Wählen Sie die korrekte Konversation aus der Liste aus, geben Sie der Webhook einen Namen (zum Beispiel "OKR Bot") und klicken Sie auf "Erstellen".

5
URL kopieren

Nun können Sie auf der nächsten Seite die Webhook-URL kopieren, um Nachrichten in die Konversation zu senden. 

6
Automatische Erinnerung bauen

Im Automatisierungstool Ihrer Wahl können Sie nun eine wöchentliche Erinnerung erstellen. Für unsere Anforderungen verwenden wir oft Integromat. 

Dort erstellt man ein Szenario in der Übersicht und wählt dann "HTTP" aus den Modulen aus. In der Modulart kann man dann noch "HTTP Request" selektieren und auf "weiter" rechts-oben klicken.

Nun können Sie in der Szenario-Ansicht zuerst die Uhr auswählen, um einen Reminder für jeden Freitag um 10:00 einzustellen.

7
Text erstellen

Nun klicken Sie auf den großen Kreis, um den HTTP Request zu bearbeiten. Es gibt mehrere Arten der Requests, in dem Fall füllen wir die URL aus der Webhook ein und wählen dann "Post" bei der Frage nach der Methode aus. 

Bei Body Type wählen Sie Multipart/form aus und klicken dann auf "Add Item" unter Fields beim Field Type selektieren Sie Text. Beim Key geben Sie nun "payload" ein und können dann darunter den Text Ihrer Wahl eingeben, solange er im Format 

  • {"text":"HIERKOMMTIHRTEXTREIN"} 

eingegeben wird. 

Wichtig: verwenden Sie kein "-Zeichen im Text, weil das ein reserviertes Zeichen ist, um den Text abzuschließen.

Ein paar Tipps:

  • Sie können 🤖Emojis verwenden, um den Text ansprechender zu gestalten.
  • Sie können keine Zeilenumbrüche mit der ⏎Enter-Taste hinzufügen ABER Sie können durch das Schreiben von \n (kein Leerzeichen notwendig) einen Zeilenumbruch einbauen. So wäre\ndieser Satz\nüber mehrere\nZeilen verteilt.
  • Falls Sie den Botnamen für einen Eintrag ändern wollen, können Sie noch ein "username" Feld zu Ihrem Text hinzufügen. Dies würde wie folgt gemacht werden: {"username":"IHRBOTNAME","text":"IHRENACHRICHT"} 
  • Sie können auch Grape's Markdown-Formatierung verwenden. Mit dieser wird aus **fett** fett und aus **kursiv** kursiv. Mit Markdown können Sie auch Text in einen Link verwandeln, indem Sie [LINKTEXT](google.com) schreiben.

Beispiel: {"username":"Bot-Erinnerung","text":"**Zeit für ein Update**🕒\nLiebes Team, bitte klickt auf [diesen Link](https://airtable.com/shre1U3nQJDwRRdqx) und aktualisiert eure *Key Results* vor 14 Uhr. Danke! 👍"} 

8
Fertig!

Wenn Sie ein wenig vertrauter mit dem System sind, können Sie auch Automatisierungen aus anderen Programmen und Dokumenten heraus starten. Dies zeigen wir Ihnen in einem anderen Artikel.



Dies ist einer unserer Artikel zum Thema Remote Work. Wir hoffen, Ihnen einen Einblick ins System gegeben zu haben und wünschen viel Erfolg beim Planen mit Ihrem Team!

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