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Die ultimative Remote Work ☑️Checkliste für Ihr Team (PDF inkludiert) – Telearbeit, Fernarbeit

Die ultimative Remote Work ☑️Checkliste für Ihr Team (PDF inkludiert) – Telearbeit, Fernarbeit

von Grape
8th March, 2020

Bevor Sie Fernarbeit ("Remote Work") bei sich in der Firma einführen, sollten Sie sicherstellen, dass gewisse Basisvoraussetzungen erfüllt sind. Lesen Sie hier von den wichtigsten Faktoren, um ein erfolgreiches Telearbeitserlebnis zu schaffen.

Es gibt zahlreiche Gründe, eine Telearbeits-Kultur (= "Remote Work") zu etablieren. Sei es für HR-Themen, aktuelle Gesundheitsrisiken oder Kosteneinsparung. Einige bekannte Tech-Firmen haben Ihren Erfolg auf dem Fundament von Remote Work erbaut, wie zum Beispiel Zapier, GitLab und Automattic (die Macher von Wordpress).

Quelle: "Remote Crash Course" von Andreas Klinger (https://klinger.io/post/180989912140/managing-remote-teams-a-crash-course)

Teil-Remote-Systeme ("Satelliten" und "Remote MitarbeiterInnen") sind schwerer umzusetzen, da Büroarbeitskräfte durch Diskussionen am Gang ein Wissensvorteil gegenüber den Remote-Teams aufbauen und so teilweise die Kommunikationsvorgaben umgehen. Auf der anderen Seite können Remote-Systeme die primär auf Fernarbeit abzielen ("Komplett verteilt" und "Remote zuerst") die Leute leichter in den Remote-Prozessen halten, da man den Herausforderungen schwer ausweichen kann.

Trotzdem kann jeder der obigen Stile erfolgreich sein – solange Sie sich um einen soliden Unterbau kümmern.

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Randnotiz: Worin Teams im gleichen Bürogebäude (= "In-Office") besser sind

Es gibt Herausforderungen, denen man sich besser am gleichen Ort stellt. Diese sind in erster Linie ergebnisoffene Themen, die weniger Prozess benötigen. Außerdem kann ein engagiertes Team am selben Arbeitsplatz einige Prozesslücken kompensieren. Sobald die Ziele jedoch klar und die Prozesse definiert sind, kann man leicht auf inkrementelle Arbeit im Fernarbeitsstil wechseln.  


1.) Umsetzbare Ziele definieren

Vor dem sog. Space Network konnten NASA-Astronauten und Raumschiffe die Erdstation nur 15 Minuten alle eineinhalb Stunden erreichen.
- NASA - die Pioniere der Fernarbeit

Hier ist der Haken: Fernarbeit benötigt Eigenverantwortung bei Ihren MitarbeiterInnen, da Abstimmung deutlich mehr Zeit in Anspruch nimmt – wie bei manchen Projekten der NASA. Wie können Sie dies ermöglichen? Indem Sie Maßnahmen treffen, die jeder Einzelperson ermöglichen, so viele Entscheidungen wie möglich alleine zu treffen.

Der erste Schritt hierfür ist das Definieren einer klaren Strategie für Ihr Team. Hier geht es nicht um die klassische Visionsmappe, a la "Freude in die Welt bringen" (Coca Cola), sondern eine umsetzungsorientierte Herangehensweise. Bei Grape haben wir unsere Strategie auf einen "Servietten-Plan" heruntergebrochen. Dies ist ein Plan, den man in jedem Kaffeehaus auf die Serviette schreiben kann und der die individuellen Bemühungen unseres Teams beschreibt, sowie deren Verhältnis zum größeren Ziel darstellt. Das folgende Beispiel zeigt den "Servietten-Plan" ("Napkin-Plan" <- für Ihre Google-Recherche) von Uber:

Falls Ihre Firma/Abteilung gelegentlich bei Problemen – wie der Frage, wer für eine Kundenanfrage zuständig ist – kollidiert, kann diese Methode helfen, die Einzelteile Ihrer Vision besser abzustecken. Dies macht es auch leichter für diverse Abteilungen sich proaktiv ohne Supervision mit anderen Teilen der Firma abzustimmen (z.B.: "Hey, Du bist doch für neue Kundenanfragen zuständig, ich könnte doppelt so viele Präsentationen machen – was können wir tun, um Deine Anfragen zu erhöhen?").

Mehr zum Thema "Servietten-Pläne"

2.) Fortschritt sichtbar machen

Mittlerweile sollte klar sein, dass Fernarbeit viel mit der Kontrollabgabe an MitarbeiterInnen zu tun hat Aber aus großer Kraft folgt große Verantwortung. Das Team braucht ein effizientes, belastbares System mit dem man individuelle Ziele klar definieren und verfolgen kann. Bei Grape arbeiten wir mit Objectives und Key Results (OKRs) die unserem Team ermöglichen, Fortschritte effizient zu kommunizieren, ohne dauernd mit eine/r ManagerIn sprechen zu müssen.

Um ein funktionierendes Verantwortlichkeitsgefühl zu schaffen, brauchen Sie Key Results, die Sie mit messbaren Zahlen ausstatten. Klassische OKRs sind für ein Quartal definiert, um sicherzustellen dass sich Ihr Team wirklich auf die Umsetzung fokussieren kann. Mit Grape können Sie automatische Erinnerungen für Ihr Team aufsetzen, damit dieses wöchentlich die Key Results in Ihr Tool einträgt.

Mehr zum Thema OKRs


3.) Meeting-Ablauf

Meetings sind ein Thema, dem wir einen eigenen Artikel widmen wollen. Aber in diesem Kontext, wollen wir vor allem die Wichtigkeit der Meetingreduktion anführen. Wie bereits erwähnt, funktioniert Remote Work besser für iteratives Arbeiten, als große Innovationsprojekte. Wenn man dies berücksichtigt, bedeutet dies auch, dass man weniger Zeit benötigt, um sich zum jüngsten Fortschritt auszutauschen.

Um das Meiste aus virtuellen Meetings heraus zu holen, sollten Sie:

  1. die durchschnittliche Meetinglänge verkürzen: von einer Stunde auf 15- bis 30-minütige Einheiten,
  2. Teilnehmer reduzieren: auf die minimale Anzahl von Personen (auch weil technische Probleme den Meetingprozess bei VoIP verlängern können),
  3. die Webcam anschalten: Lassen Sie die sprechende Person wissen, dass Sie keine Katzenvideos durchblättern, während diese redet,
  4. niemals (!) Meetings ohne klare Agenda abhalten: Aufmerksamkeit schwindet schnell ohne sichtbaren Fortschritt,
  5. und schieben Sie alle Meetings in eine Hälfte des Tages: Morgens oder Abends (je nach Business), um die Fokusarbeitszeit zu erhöhen.

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Tipp:

Ein morgendliches Kurzmeeting, bei dem alle TeilnehmerInnen sich kurz zum gestrigen Fortschritt und heutigen Plan austauschen, hat den Vorteil, dass alle einen Grund haben, früh aktiv zu werden. Ein positiver Ankick bringt auch Motivation für den Tag. Obwohl Menschen am produktivsten vorm Mittagessen sind, hat ein kurzer Synch besser für unser Team funktioniert.

Mehr zum Thema VoIP-Meetings

4.) Wissen und Daten managen

Durch klare Ziele, glatt gezogene Berichte und effiziente Meetingkultur geht Ihr Team bereits auf eine blühende Zukunft der Zusammenarbeit zu. Doch in den ersten Wochen der Fernarbeit fällt Ihnen vielleicht ein weiteres schwer tolerierbares Problem auf: Wissensengpässe. Wenn alle KollegInnen den gleichen Arbeitsplatz haben, fällt es oft nicht so stark auf, wenn Einzelpersonen einen höheren undokumentierten Wissensstand haben. Im Remote Office ist das Dokumentieren von Prozessen und Informationen ein wichtiger Schlüssel, um Flaschenhälse in der Zusammenarbeit auszuräumen und Wissen für alle zugänglich zu machen.

Sie werden die Hilfe aller KollegInnen benötigen um Wissen und Prozesse in eine Datenbank zu bringen. Hierbei können Sie einen der zahlreichen Services wie Confluence (umfangreich, robust) oder Notion.so (modern, schnell) nutzen, aber bitte vergessen sie nicht, dass selbst die beste Anwendung ohne genaue Vorgaben scheitern kann. Jede Person muss einem Dokumentationsstil folgen und diesen aktiv verbessern.

Teammitglieder müssen die gleiche Vorlage verwenden und bei der Erstellung der gleichen Wissenshierarchie folgen.

Wie man gute Wissensabdeckung erreichen kann: 

  • Sie benötigen eine Vorlage, damit alle Einträge dem gleichen Stil folgen. Am besten ist diese leicht zu verstehen und einfach umzusetzen.
  • Der erste Artikel Ihrer Wissensdatenbank sollte eine Beschreibung sein, wie man eine Wissensdatenbank erstellt und wie die Datenbank organisiert ist.
  • Fokussieren Sie sich zuerst auf Fragen, die wöchentlich oder sogar täglich in der Firma gestellt werden. Sie können dabei unser Natural Language Processing (NLP) Modul verwenden, dass Ihnen alle Nachrichten markiert, die eine Frage enthalten.
  • Mindestens ein OKR jedes Teams sollte das Dokumentationsthema in irgendeiner Form berühren.
  • Gelegentliche Stresstests, durchgeführt durch abteilungsfremde Teams, können die Qualität Ihrer Datenbank stark erhöhen.

Mehr zum Thema Wissensmanagement

5.) Kultur bilden  

"Kultur frisst Strategie zum Frühstück", sagte einst Peter Drucker, der Vater moderner Managementprozesse. Viele Kulturprinzipien entfalten sich automatisch, wenn Sie am selben Ort arbeiten. Mit einem primär fernarbeitenden Team müssen Sie sich schon ein wenig mehr anstrengen, um eine ausgezeichnete Teamkultur zu schaffen. Während jede Firmenkultur ihren eigenen Regeln folgt, können Sie definitiv Maßnahmen treffen, um die Maschine am Laufen zu halten. Zum Beispiel: 

  • Nutzen Sie Tools, die Ihren MitarbeiterInnen soziales Arbeiten ermöglichen.
  • Holen Sie sich anonymes Feedback von Ihrem Team durch monatliche Umfragen.
  • Und Bekämpfen Sie Einsamkeit durch regelmäßige Einzelgespräche.

Die Auswahl Ihrer Kommunikationslösung ist ein wichtiger Faktor, da Ihr Team versuchen wird, alle Aspekte eines klassischen Büros digital abzubilden. Stellen Sie sicher, dass jede/r MitarbeiterIn eine gute Einschulung in das Tool bekommt und fangen Sie bereits im ersten Monat an, virtuelle Routinen zu schaffen. Vom Check-In am Morgen, über gemeinsame Mittagessen (vielleicht durch einen "Teile-Dein-Essen"-Kanal) bis zu den Spaßpostings am späteren Nachmittag, all das macht Ihren digitalen Arbeitsplatz mehr lebenswert.

Einsamkeit ist generell eine große Herausforderung unserer modernen Gesellschaft und kann auch schnell Ihren Einzug bei den sozialsten MitarbeiterInnen finden, wenn diese auf Remote Work wechseln. Sie müssen aktiv um Feedback bitten (unsere MitarbeiterInnen erhalten automatisiert einmal monatlich ein Feedback-Formular), und das Thema in Einzelgesprächen ansprechen, Routinen etablieren und Ihren KollegInnen dabei helfen, sozial zu bleiben.

Wie man die Kultur verbessern und die Zufriedenheit des eigenen Teams messen kann, besprechen wir noch in diesem "Month of Remote Work"

Mehr zum Thema Teamkultur

6.) Die richtige Ausstattung

Ihr Team braucht die richtige Ausstattung, um von daheim aus arbeiten zu können. Hat Ihr Team einen Laptop oder einen Heimcomputer, der Ihre Firmen-Anwendungen ausführen kann? Sind Ihre Firmendaten aus dem Heimnetzwerk erreichbar? Hat jedes Teammitglied gute Sessel, ergonomisch eingestellte Tische und (falls die Fernarbeit direkt von Zuhause stattfindet) einen separaten Raum in dem man konzentriert arbeiten kann? All diese Dinge sind wichtig, falls Sie effiziente Teams haben wollen, die Ihren Beitrag zu den Firmenzielen auf effiziente Art leisten können.

Auf der Tool-Seite müssen Sie folgende Systeme vorbereiten:

  • Interne Dokumentation (Wissensdatenbank)
  • Kommunikation (Grape)
  • Ziel-Dokumentation (OKRs)
  • Automatisierungstools (zum Etablieren von Routine)
  • Meetingsysteme (Grape)
  • Cloud-Dateiverwaltung oder aus dem Internet erreichbare Dateiserver

Sind Sie bereit?

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Dieser Artikel wurde im Rahmen unseres Monats der Telearbeit (Month of Remote Work/MORW) im März 2020, erstellt. Wir werden die Seite regelmäßig aktualisieren und die jew. Sektionen mit eigenen Artikeln ausstatten.

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