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Vorteile des Instant Messaging für Unternehmen und Behörden

Vorteile des Instant Messaging für Unternehmen und Behörden

Instant Messaging-Apps sind nicht nur ideal für den privaten Nutzen, sondern bieten auch besonders viele Vorteile für die Unternehmenskommunikation und interne Kommunikation von Behörden. Nicht nur Firmen, sondern auch Behörden sind mittlerweile auf den Geschmack des Chat bzw. des Instant Messagings gekommen und dürfen bei ihnen im produktiven Arbeitsalltagnicht mehr fehlen. Doch was für Vorteile haben Instant Chat-Messenger gegenüber anderen Mitteln der Kommunikation innerhalb von Firmen und Unternehmen? Wir stellen die Vorteile des Instant Messagings für Unternehmen vor.

Instant Messaging spart Unternehmen Zeit und Geld

Mit Hilfe von Instant Messengern können Unternehmen Zeit und somit auch Geld sparen. Eine Nachricht in einem Messenger zu verfassen ist schneller als eine andere Form der Kommunikation, wie z.B. eine E-Mail schreiben, da die verwendete Sprache weniger formell ist. Heutzutage liegt der Fokus nicht mehr auf der Form, wie per E-Mail oder Fax, sondern auf das schnelle erzielen von Ergebnissen und effiziente Zusammenarbeit. Messenger können perfekt dafür genutzt werden um möglichst kurze und präzise Informationen von anderen kompetenten Mitarbeitern einzuholen. Da man direkt sieht, welcher der Kollegen und KollegInnen online ist, kann man einschätzen wie lange man auf eine Antwort warten muss. So können auf kürzestem Dienstweg die benötigten Ergebnisse erzielt werden.

Informationen einfach wiederfinden

Jeder kennt sie: die Abstimmungen über E-Mail, wo die CC-Listen länger sind als einem lieb ist und man nicht nur schnell die Übersicht verliert, sondern auch viel Zeit. Bei Messengern gibt es themenspezifische Gruppen, wo Informationen zu diesem einen Sachverhalt gebündelt werden. So hat man einen besseren Überblick von den verschiedenen Meinungen, die visuell besser als ein langer Mail-Thread dargestellt sind. Mitarbeiter die nachträglich zu einem Projekt hinzustoßen, können sich schnell einen Überblick verschaffen indem sie alte Nachrichten, geteilte Dateien und wichtige (in Grape angepinnte) Nachrichten auf einen Blick sehen. Außerdem können Nachrichten mit Hilfe der Suchfunktion schnell und einfach wiedergefunden werden. Dieses Feature ist auch für neue Mitarbeiter im Unternehmen bzw. der Behörde von großem Vorteil, da so Informationen gut wieder abzurufen sind, die sonst nur durch mühsames Erfragen erlangt werden können.

Voll im Workflow integriert

Instant Messenger für Firmen, wie Grape® , überzeugen dank ihrer einfachen Anwendung und Echtzeit-Funktionalität als Mittel für die effiziente und effektive Unternehmenskommunikation. Der Gebrauch von Mitarbeiter-Chats ist weniger störend im Workflow als zum Beispiel das Schreiben von E-Mails oder betätigen von Anrufen. Man kann präzise und schnell auf Nachrichten antworten, wenn man Zeit hat und wird nicht alle paar Sekunden abgelenkt. Mehrere Chats können somit beinahe zeitgleich gefüttert werden, was sich bei mehreren Telefonaten gleichzeitig als recht schwierig erweisen würde. Weiters ist das Senden von Dokumenten oder Screenshots innerhalb eines Chats, wo die Unterhaltung gerade stattfindet sinnvoller und im richtigen Kontext, statt das Senden dieser Materialien in einer separaten E-Mail ohne Kontext über die telefonisch gesprochen wurde. So steht der erfolgreichen Projektkommunikation nichts mehr im Wege. Einer der größten Vorteile eines Messengers sind die Schnittstellen mit Drittanbietern. Bei Grape wird diese Funktion Integration genannt und ermöglichen eine nahtlose Eingliederung von anderen Programmen, wie z.B.: Google Docs, Jira, Outlook etc. Innerhalb des Chats können Termine in den Kalender eingetragen und Dokumente verschickt werden ohne die Applikation verlassen zu müssen. Mit Grape geht alles in einem!

Grape Chat / Messaging Vorteil: Sicherer geht’s kaum

Instant Messenger sind außerdem sicherer als E-Mails, da es eine geringere Spamgefahr gibt und damit setzen sich Unternehmen gleichzeitig auch weniger Viren aus. Um die Sicherheit der wertvollen Daten, die Firmen oder Behörden besitzen, garantieren zu können, sollte jedoch auf einen Chat-Messenger gesetzt werden, der Datenschutz groß schreibt. Dies ist nicht nur für das Schützen der eigenen Informationen wichtig, sondern auch im Auge der Gesetzesänderung im Mai 2018 von hoher Relevanz, da die DSGVO von Firmen, Unternehmen, Behörden und Institutionen einen höheren Datenschutz als zuvor verlangt. Deswegen ist es eine Überlegung wert auf einen Messenger-Anbieter zu zählen, dessen Server sich nicht in den USA befinden. Sämtliche Geschäftsgeheimnisse sind auf den Grape Servern in Falkenstein, Deutschland oder der Grape On-Premise Lösung in sicheren Händen und werden mit den strengsten Datenschutzrichtlinien gehütet.

Überzeugen sie sich von den Vorteilen des Instant Messengers als Mittel der Unternehmenskommunikation selbst: den vollen Funktionsumfang von Grape können Sie kostenlos für 30 Tage testen!

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